İş Türkçesi: e-posta, toplantı ve telefon kalıpları

İş Türkçesi, resmî bir tonla konuşulan günlük Türkçedir. İş yerinde sen yerine siz kullanırsın, insanlara Selin Hanım ya da Murat Bey diye hitap edersin, e-postaya Sayın ya da Merhaba ile başlar, Saygılarımla ya da İyi çalışmalar ile bitirirsin. Bunun üstüne toplantı, telefon ve kibarca "hayır" demek için birkaç kalıp ve birkaç düzine iş kelimesi gelir. Aşağıda her durum için bir kalıp tablosu ve kısa bir diyalog var. Son bölümde de hangi iş için hangi CEFR seviyesinin gerektiğini bulacaksın.

Türkiye'de bir şirkette çalışıyorsan ve günlük Türkçen B1 civarındaysa, bu yazı tam senin için. Market ve kargo Türkçesini biliyorsun. Ofiste zor olan, doğru nezaket seviyesini seçmek ve yazışmalardaki kalıp ifadeleri tanımak.

Resmî dil: siz, Bey/Hanım ve unvanlar

Müşteriyle, müdürünle, tedarikçiyle ve yeni tanıştığın herkesle siz kullan. Aynı seviyedeki iş arkadaşların çoğu zaman kısa sürede sen'e geçer, ama bunu onların teklif etmesini bekle. Fiil de uyumlu olmalı: Nasılsın? ve Bakar mısın? değil, Nasılsınız? ve Bakar mısınız?

Bey ve Hanım adın arkasından gelir. Adın önüne gelmez ve tek başına soyadıyla kullanılmaz: Murat Bey doğru, Bey Murat yanlış. Türk Dil Kurumu (TDK) sözlüğü de beyi erkek adlarından sonra, hanımı kadın adlarından sonra kullanılan bir saygı sözü olarak tanımlıyor. Sayın ise tersine adın önüne gelir. TDK'ye göre konuşmada ve yazışmada kişi adlarının önüne getirilen bir saygı sözüdür. Pratikte Sayın'ı konuşmalarda duyarsın ve e-postalarda okursun. Ama ofiste yüz yüze konuşurken insanlar Selin Hanım der.

E-posta: Sayın, Merhaba, Saygılarımla ve İyi çalışmalar

Türkçe iş e-postasının bölümleri, senin dilindeki iş e-postasıyla aynıdır. Her bölüm için de iki üç hazır kalıp vardır. İlk yazışmada en güvenli başlangıç Sayın + ad soyaddır. Birkaç e-posta yazıştıktan sonra Merhaba Selin Hanım ya da Selin Hanım merhaba normaldir. Kapanışta Saygılarımla resmî, İyi çalışmalar ise günlük ve samimi seçimdir.

Devlet kurumlarıyla yazışmanın kuralları daha sıkıdır. Türkiye'deki Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (2020) şöyle diyor: yazı bir kişiye gönderiliyorsa önce Sayın gelir, sonra ad normal yazılır ve soyadı büyük harfle yazılır: Sayın Selin KAYA (14. madde). Resmî yazılar, üst ya da aynı düzeydeki makama arz ederim, alt düzeydeki makama rica ederim ile biter (16. madde). Bir kişinin dilekçesi farklı bir ifadeyle bitse bile bu, dilekçenin işleme alınmasına engel değildir (31. madde). Normal bir şirket e-postasında arz ederim yazmana gerek yok. Ama bakanlıklardan ve üniversitelerden gelen yazılarda bu ifadeyi görürsün.

Toplantılar ve sohbet

Toplantılar çoğu zaman birkaç dakikalık sohbetle, sık sık da çay eşliğinde başlar. Kalıplar kısa ve sabittir, o yüzden onları bütün olarak öğren. Hoş geldiniz'in cevabı her zaman Hoş bulduk'tur. Kolay gelsin ise çalışan herkese söylediğin bir dilektir: ofise girerken, bir iş arkadaşının masasına uğrarken.

Diyalogda Elena, İstanbul'daki bir lojistik firmasında çalışıyor. Bursa'daki bir tedarikçiyle toplantıya gidiyor:

• Murat Bey: Hoş geldiniz, Elena Hanım. Yolculuk nasıldı?
• Elena: Hoş bulduk. Gayet iyiydi, teşekkür ederim.
• Murat Bey: Çay mı alırsınız, kahve mi?
• Elena: Çay alayım, teşekkürler.
• Murat Bey: O zaman başlayalım. Gündemde üç konu var.
• Elena: Başlamadan önce bir şey sorabilir miyim? Sunumu daha sonra bizimle paylaşabilir misiniz?
• Murat Bey: Tabii, toplantıdan sonra e-postayla gönderirim.

Telefon görüşmeleri

Telefon, toplantıdan daha zordur, çünkü karşındakini görmezsin ve hat kötü olabilir. Şirket telefonları genelde firma adı ve iyi günler ile açılır. Birçok kişi kendi cep telefonunu Efendim diyerek açar. Burada efendim "efendi" anlamında değil, "Buyurun, dinliyorum" anlamındadır. İki kurtarıcı cümleyi hep hazır tut: Biraz daha yavaş konuşabilir misiniz? ve Tekrar eder misiniz?

• Santral: Arda Lojistik, iyi günler.
• Elena: İyi günler. Selin Hanım'la görüşebilir miyim?
• Santral: Kim arıyor diyeyim?
• Elena: Elena Petrova, İstanbul ofisinden arıyorum.
• Santral: Selin Hanım şu an toplantıda. Not bırakmak ister misiniz?
• Elena: Evet, lütfen. Teklifle ilgili aradığımı söyler misiniz? Ben de ona e-posta atarım.
• Santral: Tamam, iletirim. İyi çalışmalar.
• Elena: Teşekkür ederim, size de.

Pazarlık ve kibarca hayır demek

İş yerinde tek başına hayır demek sert duyulur. Kibar bir ret genelde teşekkürle başlar, sonra ama ya da ancak gelir, sonra da bir neden ya da karşı teklif. Maalesef neredeyse her kötü haberi yumuşatır. Düşünmek için zamana ihtiyacın varsa Ekibimle görüşüp size dönerim demek, hemen cevap vermemenin kibar bir yoludur.

• Tedarikçi: Bu fiyat bizim son teklifimiz.
• Elena: Anlıyorum. Ancak bu haliyle bütçemizi aşıyor. Ödeme vadesinde biraz esneklik olabilir mi?
• Tedarikçi: Vadeyi altmış güne çıkarabiliriz.
• Elena: Bu iyi bir başlangıç. Ekibimle görüşüp yarın size dönebilir miyim?
• Tedarikçi: Tabii, bekliyorum.

İş yerinde sık kullanılan kelimeler

Bu kelimeler neredeyse her ofis e-postasında ve toplantısında geçer. Onları birlikte kullanıldıkları fiille öğren: toplantı yapmak, teklif vermek, izin almak, dönüş yapmak.

Hangi iş için hangi seviye gerekir?

Avrupa Konseyi'nin CEFR Tamamlayıcı Cildi (Companion Volume), resmî toplantılar, yazışma ve telefonla iletişim için ayrı ölçekler veriyor. Böylece seviyeleri işteki görevlerle eşleştirebilirsin. Tablodaki açıklamalar bu tanımların özetidir, birebir çevirisi değildir.

Kısacası rutin telefon ve e-postalar için en az B1 gerekir, kendi yazışmalarını doğru tonda yürütmek B2 ister, pazarlık ise C1 işidir. İşveren seviyeni bir belgeyle görmek isterse, TÖMER mi TYS mi? Hangi C1 belgesi gerekli yazımız seçenekleri anlatıyor. B1'den B2'ye ve C1'e ne kadar zamanda geçebileceğini de yabancılar için Türkçe öğrenmek ne kadar sürer yazımızda bulabilirsin.

İş Türkçesini nasıl çalışmalı?

Kalıp listeleri, onları kendi işindeki durumlarda prova ettiğinde en çok işe yarar. Örneğin hep ertelediğin o tedarikçi telefonunda. Rol yapma tam bunu sağlar. Öğretmenin tedarikçiyi ya da santraldeki kişiyi oynar ve her seferinde senaryoyu değiştirir. Böylece yalnızca kendi cümleni söylemeyi değil, gelen cevabı anlamayı da öğrenirsin. Ofiste aynı kısa cümlelerde kalıyorsan ve toplantıda söz almak zor geliyorsa, yabancılar için Türkçe konuşma pratiği yazımızdaki günlük alıştırmalar da işine yarar.

İş Türkçesi, öğretmenimiz Ceylan'ın uzmanlık alanlarından biri. Ana dili Türkçe, Türkçe öğretimi alanında yüksek lisansı ve sekiz yıllık öğretmenlik deneyimi var. A1'den C2'ye her seviyede, birebir ya da grup halinde, online ders veriyor. Açıklamalar Türkçe ya da İngilizce yapılıyor ve dersler 50–60 dakika sürüyor. Ofis dışında, ev kiralarken ya da göç idaresinde lazım olan Türkçe için Türkiye'de yaşayan yabancılar için günlük Türkçe yazımıza bak.

Sıkça sorulan sorular

Türk bir şirkette çalışmak için hangi seviyede Türkçe gerekir?

Göreve göre değişir. B1, rutin telefonlar, basit e-postalar ve bildiğin konulardaki toplantılar için yeterlidir. B2'de resmî e-postaları doğru tonda yazar ve toplantılarda aktif rol alırsın. Pazarlık yapmak ya da kibarca itiraz etmek için C1'i hedefle. Bu seviyeler CEFR Tamamlayıcı Cildi'ndeki tanımlara dayanıyor. Şu anki seviyeni görmek için ücretsiz seviye testini çözebilirsin.

İş arkadaşlarıma siz mi demeliyim, sen mi?

Siz ile ve adın arkasına Bey ya da Hanım koyarak başla. Aynı seviyedeki iş arkadaşların çoğu zaman kısa sürede sen'e geçer, ama bunu onların önermesini bekle. Müdürle, müşteriyle ve tedarikçiyle, açıkça davet etmedikleri sürece siz ile devam et.

İyi çalışmalar ile e-posta bitirmek fazla samimi mi?

Hayır. İyi çalışmalar, günlük iş e-postalarında normal bir kapanıştır. İlk yazışmada, resmî bir ricada ya da senden çok kıdemli birine yazarken Saygılarımla daha güvenli bir seçimdir.

Bey ve Hanım adın önüne mi gelir, arkasına mı?

Adın arkasına gelir: Murat Bey, Selin Hanım. Sayın ise adın önüne gelir. Yazıda genelde ad ve soyadla kullanılır: Sayın Selin Kaya.

İşindeki e-postalar, telefonlar ve toplantılar üzerinde çalışmak istiyorsan, önce nerede olduğunu görmek için ücretsiz seviye testini çöz. Sonra Ceylan'dan ücretsiz deneme dersi iste. 20–30 dakikalık bu derste önce hangi durumlar üzerinde çalışmak istediğini yaz: tedarikçi telefonu, haftalık toplantı ya da müşteri e-postası. Her talebe 24 saat içinde cevap veriyoruz.